В РФ с 2015 года введено новое правило для гостиниц и объектов туристической сферы. Сегодня данные всех постояльцев (внезависимости от гражданства) заведение посылает в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Невыполнение подобного обязательства чревато довольно большим взысканием - до трехсот тысяч рублей. Администрация гостиницы сама может выбирать метод подачи сведений. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Однако в условиях высокотехнологического информационного оснащения всех предприятий трудно предположить канцелярский персонал гостиницы, отчет какой будет оформляться вручную. Помимо того, нужно принимать во внимание, что данные обязаны быть актуальными, другими словами для обеспечения своевременной передачи отчетов о постояльцах компания вынуждена будет задействовать курьера для доставки документов в офис миграционной службы. Поэтому, практически все гостиницы решили совершать электронный обмен документаций с ФМС. Для комфорта пользователей было произведено несколько специализированных программ.
Чаще всего руководящая структура гостиницы уже работает со специальными софтами, предоставляющими возможности автоматизировать процесс оформления и учета квартирантов. Удобный интерфейс дает возможность сократить время на поселение в несколько раз. Персонал гостиницы обучен работе с данными программными продуктами и уже адаптировался в реалии it технологий. Тем не менее освоение нового программного продукта многочисленным персоналом - довольно непростая процедура. Производители специализированной программы для отправки данных о постояльцах контурфмс представляют эффективное решение. Оператору не нужно вводить данные через специальное окно интерфейса программы. Да и копирование одних и тех же сведений вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчет формируется из файла экспорта данных штатной программы, какая уже есть на вооружении менеджеров гостиницы. Этот процесс производится оперативно под управлением ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет внушительные серверы, которые группируют информацию с туристических объектов и гостиниц всей России. При этом хозяйственный субъект, отправивший отчет фмс имеет постоянный доступ к данным, касающимся их постояльцев. Кроме того у гостиниц сегодня имеется возможность отслеживания сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
